Секретар
Відповідаю за ефективну роботу секретаріату та організовую діяльність моїх керівників — завідувачів, директорів, президентів.
Секретар
Відповідаю за ефективну роботу секретаріату та організовую діяльність моїх керівників — завідувачів, директорів, президентів.
Чому мені подобається ця професія?
Можна сказати, що секретаріат — це серце установи. Саме тут готуються необхідні документи, узгоджуються дати зустрічей і конференцій, ведуться розмови з клієнтами, спонсорами та партнерами. У секретаріаті також здійснюється передавання документів і розпоряджень між керівником і працівниками. Завдяки моїй роботі все відбувається професійно та вчасно, а добре управління секретаріатом покращує роботу всієї компанії.
Чим я займаюся?
Дехто каже, що я є серцем компанії. Відповідаю за ефективну роботу секретаріату та організовую діяльність моїх керівників: завідувачів, директорів, президентів. Складаю розпорядок дня, узгоджую час і місце зустрічей із контрагентами, юристами, відвідувачами, організовую конференції, службові поїздки, засідання правління. Стежу, щоб плану дотримувалися, а якщо його потрібно змінити, заздалегідь повідомляю інших учасників, скасовую бронювання в готелі, повертаю квитки.
До моїх щоденних обов'язків входить підготовка поточної кореспонденції та документів, які я передаю керівникові на затвердження. Приймаю і впорядковую вхідні листи та рахунки. Також відповідаю на телефонні дзвінки, з’єдную абонентів із керівником або записую повідомлення, якщо з’єднання неможливе. За дорученням керівника я телефоную до різних установ і партнерів, щоб вирішити доручені мені справи. Передаю працівникам службові розпорядження керівника, а також зустрічаю його гостей, якщо вони прийшли до секретаріату за його відсутності.
Що я повинен вміти?
Я повинен дуже добре орієнтуватися в діяльності компанії чи установи, в якій працюю, адже до моїх обов’язків також належить надання всієї необхідної інформації партнерам і відвідувачам.
У цій професії важливо добре володіти хоча б однією іноземною мовою, оскільки дуже часто я повинен готувати офіційні листи до закордонних партнерів, спілкуватися з ними телефоном або супроводжувати керівника під час офіційних зустрічей із гостями з-за кордону.
У роботі я користуюся комп’ютером, ксероксом, сканером, факсом, біндером, гільйотиною, тому повинен добре вміти працювати з цим обладнанням. Особливо важливими є знання електронних таблиць, уміння користуватися різними текстовими редакторами та електронною поштою.
Я повинен знати, як зберігати й архівувати документи, як організовувати роботу секретаріату, як вести телефонні розмови та листування з відвідувачами, партнерами, корпоративними юристами, як організовувати ділові зустрічі, конференції, засідання правління, а також як приймати іноземні делегації.
Які м'які навички важливі в моїй роботі?
- ввічливість,
- терплячість,
- уміння легко налагоджувати контакти з іншими,
- врівноваженість,
- здатність працювати в стресових умовах,
- уміння швидко приймати правильні рішення,
- здатність повністю зосереджуватися на роботі.
Де я можу працювати?
Я можу працювати на підприємствах, в установах, навчальних закладах, громадських організаціях та в інших структурах.
Текст доступний за ліцензією Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0). Якщо хочеш його поширити або використати у своїх матеріалах, переглянь тут.
