Моя робота — це безперервний процес: в офісі завжди відбувається багато подій, з’являються як дрібні, так і серйозні технічні та організаційні проблеми, які я маю оперативно вирішувати. До мене звертаються з різними питаннями й очікують компетентних відповідей. Моя діяльність відзначається високою динамікою, і мені подобається, коли багато чого відбувається. Завдяки набутим і вдосконаленим у компанії організаційним навичкам я вмію ефективно справлятися й у приватному житті, підтримуючи родину та друзів.

Я відповідаю за координацію адміністративних процесів, що забезпечують ефективне функціонування офісу. У мене є команда, яку я постійно контролюю та підтримую. Разом із підлеглими обробляємо корпоративну документацію, а також вхідну та вихідну кореспонденцію. Підтримуємо тісну співпрацю з постійними постачальниками, організовуємо роботу офісної рецепції, зустрічаємо гостей і приймаємо телефонні дзвінки. Відповідаю за планування відряджень і проведення корпоративних заходів, а також забезпечую працівників необхідними офісними матеріалами — блокнотами, ручками, папером для принтерів тощо. До моїх обов’язків також належить створення комфортного та зручного робочого простору в компанії. Колеги звертаються до мене у разі виникнення нестандартних питань, які потребують вирішення, і я допомагаю кожному розв’язати ту чи іншу проблему.

Загалом, я роблю все можливе, щоб кожен працівник міг виконувати свої обов’язки в максимально комфортних умовах. Мій обсяг обов’язків дуже широкий, тому щодня я повинна бути готова до нових завдань, навіть таких, з якими ніколи раніше не стикалася. Моя робота значно відрізняється від типового офісного формату — більшу частину часу я проводжу, пересуваючись по будівлі та взаємодіючи з представниками різних відділів для оперативного вирішення різноманітних питань. Окрім цього, я беру участь у бізнес-зустрічах, де мої адміністративні знання стають у пригоді. Оскільки я керую командою, несу відповідальність також за її роботу та професійний розвиток. Слідкую, щоб працівники ефективно виконували свої завдання та відчували комфорт під час роботи в офісі.

Що я повинна вміти?

Перш за все, я повинна вміти розподіляти завдання і ефективно керувати часом, а також делегувати окремі обов’язки своїм підлеглим. Тому особливо важливою для мене є здатність організовувати роботу в команді. Я маю бути креативною у вирішенні проблем і знаходити нестандартні підходи. Оскільки моя робота передбачає тісну співпрацю з іншими людьми, мені необхідні високі комунікативні навички. Також я повинна добре розуміти існуючі адміністративні процеси в компанії.

Я маю діяти швидко та ефективно, особливо в умовах дефіциту часу. Працюючи в офісному середовищі, необхідно добре знати пакет MS Office і впевнено володіти англійською мовою. Корисним є також наявність водійського посвідчення категорії B, що дозволяє оперативно вирішувати питання поза офісом. Як керівниця, я маю володіти лідерськими навичками для успішного управління командою та ефективної координації роботи офісу.

Які м’які навички важливі в моїй роботі?

• креативність,
• вміння легко налагоджувати контакти з іншими,
• вміння працювати в команді,
• точність,
• вміння швидко приймати рішення,
• вміння працювати в умовах дефіциту часу,
• здатність розподіляти увагу,
• вміння делегувати завдання.

Де я можу працювати?

Як офіс-менеджерка, я маю можливість працювати у будь-якій компанії чи організації, що потребує висококваліфікованої адміністративної підтримки, незалежно від того, чи це державний чи приватний сектор.