Організовуючи різноманітні заходи, я маю змогу знайомитися з цікавими людьми та відкривати для себе нові знання з найрізноманітніших сфер. Мої клієнти довіряють мені, адже знають: я професійно подбаю про кожен аспект події — від вибору місця до створення комфортної атмосфери й гарного настрою для всіх учасників.

Конференції, конгреси, виставки, з’їзди, семінари — навіть у добу цифрових технологій і дистанційного спілкування люди часто прагнуть зустрітися особисто, щоб презентувати свої досягнення, обговорити актуальні проблеми, обмінятися досвідом. Щоб такі події проходили ефективно та на високому рівні, необхідна робота таких фахівців, як я — організаторів конференц-послуг. Чим я займаюся? Я готую, координую й супроводжую фінансово різноманітні корпоративні заходи, семінари, конференції, тренінги, конгреси, виставки. Під час планування події я можу розробити концепцію з нуля — за власною ідеєю або ж реалізувати конкретне замовлення клієнта відповідно до його побажань. Розробка концепції — надзвичайно важливий етап, адже формат організації залежить від багатьох факторів: хто буде учасником заходу, яка його тематика та які цілі він переслідує.

Потім я обираю відповідне місце: готель, конференц-залу, бенкетну залу, університетську аудиторію, залу в замку, художню галерею або місце просто неба — залежно від очікувань клієнта. Якщо потрібно, додатково готую майданчик: орендую проєктори, мікрофони, звукове обладнання, стільці, стенди, дошки для постерів тощо. Планую, що, коли і як потрібно зробити, аби учасники заходу залишилися задоволеними, а також розраховую загальну вартість проєкту. До моїх обов’язків входить, зокрема, інформування потенційних учасників про майбутню конференцію. Для цього я можу надсилати їм електронні листи, рекламні буклети, розміщувати оголошення в пресі, на радіо або в інтернеті — залежно від цільової аудиторії, яку прагну залучити до участі.

Разом з організаторами розробляю програму конференції, дбаю про забезпечення учасників та доповідачів проживанням, харчуванням, кавовими перервами, паркувальними місцями, культурною програмою, а за бажанням клієнта — також додатковими активностями, наприклад, для членів родин учасників, щоб вони не нудьгували, поки їхні близькі перебувають на лекціях. Я також контролюю перебіг заходу й завжди перебуваю на місці, щоб оперативно реагувати на непередбачувані ситуації — наприклад, запізнення або відсутність когось із доповідачів (тоді доводиться, наприклад, пересунути виступ іншого спікера), проблеми з кейтерингом чи несподівані збої в роботі звукового обладнання. Після завершення події готую детальний фінансовий звіт, у якому вказую всі витрати та доходи, зокрема внески учасників.

Що я повинен вміти?

Я повинен знати, як правильно укладати договори з підрядниками та клієнтами, орієнтуватися в процедурах, пов’язаних з організацією різноманітних заходів — наприклад, знати норми, що регулюють проведення масових подій, а також уміти отримувати необхідні дозволи.

Мені часто доводиться багато пересуватися, зокрема на значні відстані — щоб зустрічатися з клієнтами, оглядати й перевіряти місця для проведення заходів, запрошувати представників медіа. Тому наявність водійських прав є для мене значною перевагою.

Які м'які навички важливі в моїй роботі?

• креативність,
• самостійність,
• точність,
• сумлінність,
• відповідальність,
• пунктуальність,
• вміння працювати в умовах дефіциту часу,
• вміння легко встановлювати контакти з іншими.

Де я можу працювати?

Я можу знайти роботу, наприклад, у тренінгових компаніях, готелях, агентствах з організації заходів і маркетингу, конференц-центрах. Також можу відкрити власний бізнес.