Адміністратор приймальні
Дбаю про комфорт гостей, які прибувають до місця, де я працюю.
Чому мені подобається ця професія?
Завдяки моїй роботі, приймальня в компанії або установі, де я працюю, функціонує ефективно, а клієнти/гості обслуговуються швидко, ввічливо та відповідно до стандартів.
Чим я займаюся?
Реєструю прибуття гостей або клієнтів, зазначаючи мету їх візиту (наприклад, призначену зустріч, відпочинок або робочий візит, відвідування СПА-салону, участь у конференції, проведення контролю, вирішення питань в органах влади). Видаю їм ключі від номерів, готельні картки, ідентифікатори або пропуски, якщо вони необхідні для вільного пересування по території. Окрім цього, надаю інформаційні та рекламні матеріали компанії, рекомендую цікаві місцеві атракції та, за бажанням гостей або клієнтів, надаю додаткову корисну інформацію.
Працюючи в готелі, курортному комплексі або пансіонаті, я займаюся бронюванням номерів, реєстрацією гостей, прийомом оплат та оформленням рахунків-фактур. Це вимагає доброго володіння математикою. Я також передаю повідомлення, залишені для гостей. До моїх обов’язків входить і робота зі скаргами незадоволених клієнтів — за можливості, я намагаюся знайти найкраще рішення. Крім того, я контролюю наявність необхідних речей у номерах, таких як рушники чи засоби гігієни, і слідкую за їх своєчасним поповненням.
Якщо я працюю в компанії або установі, то зазвичай співпрацюю з поштою та кур'єрськими компаніями, приймаючи та відправляючи пакунки і листи. Розподіляю вхідну кореспонденцію серед співробітників компанії або між офісами компаній в будівлі. Контролюю ефективний обіг інформації та документів компанії, які проходять через мої руки. Якщо ж це клініка або косметичний салон, я реєструю пацієнтів/клієнтів, записую на прийоми, веду документацію, приймаю та видаю результати аналізів, допомагаю у заповненні необхідних анкет. Також слідкую за запасом необхідних матеріалів і роблю відповідні замовлення.
Я співпрацюю з іншими відділами компанії чи установи, необхідними для ефективної роботи приймальні, наприклад, з ІТ-відділом або відділом підтримки чистоти. Якщо в компанії трапиться пожежа, аварія або інша надзвичайна ситуація, яка може загрожувати життю та здоров'ю працівників і гостей/клієнтів, я повинен подбати про їх безпеку і повідомити про це відповідні служби. Отже, тут знадобляться знання з правил пожежної безпеки, охорони праці та охорони навколишнього середовища. Як адміністратор, я також керую телефонною станцією, з’єднуючи вхідні та вихідні дзвінки, готую документи та звіти, необхідні для роботи компанії або установи, керую конференц-залами, замовляю канцелярські товари.
Що я повинен уміти?
Я працюю з різними технічними пристроями, такими як телефони, факси, принтери, комп’ютери, сканери, безготівкові термінали та касові апарати, тому повинен не лише вміти ними користуватися, а й усувати дрібні несправності. Залежно від місця роботи, мені також необхідно володіти електронними системами бронювання квитків на літаки, потяги та автобуси, а також системами введення та архівування даних про клієнтів або пацієнтів. Крім того, я маю знати, як працюють платформи для отримання результатів аналізів та інші спеціалізовані програми, необхідні для ефективної роботи,…
Я також повинен добре знати принаймні одну іноземну мову, щоб вільно спілкуватися з іноземними гостями чи клієнтами, зокрема телефоном та електронною поштою. Це дозволяє виконувати їхні побажання, наприклад, приймати замовлення на вчасне пробудження, сніданки, оренду автомобілів, бронювати квитки на літак або місцеві атракції, а також надавати туристичну інформацію.
Які м'які навички важливі в моїй роботі?
- вміння легко налагоджувати контакти з іншими,
- терплячість,
- точність,
- ввічливість,
- самовладання,
- емпатія,
- самостійність,
- вміння легко переключатися з одного завдання на інше,
- вміння повністю зосередитися на роботі,
- вміння швидко приймати правильні рішення.
Де я можу працювати?
Я можу знайти роботу в готелях, курортних комплексах, фірмах, установах, офісах, поліклініках і громадських інституціях.
Текст доступний за ліцензією Creative Commons Attribution 4.0 (CC BY 4.0). Якщо хочеш його поширити або використати у своїх матеріалах, переглянь тут.
