Кожне підприємство, установа чи організація для ефективної роботи потребує різноманітної документації: трудових договорів, статутів, звітів та інших офіційних матеріалів. З часом обсяг цих документів зростає настільки, що виникає потреба у спеціально організованому архіві для зберігання тих матеріалів, які вже не використовуються в щоденній діяльності. Завдяки моїй роботі архів підприємства підтримується в упорядкованому стані: усі документи систематизовані, правильно каталогізовані та розміщені на полицях так, щоб їх можна було швидко й легко знайти.

Я відповідаю за документи, створені на підприємстві, де працюю. Під моєю відповідальністю перебувають лише ті матеріали, які більше не використовуються в діяльності компанії. Це, зокрема, особові справи працівників, які були звільнені, звільнилися самі або вийшли на пенсію; неактуальні положення, статути, принципи контролю якості, а також інструкції з реагування на надзвичайні ситуації та евакуації; архівні рахунки-фактури та технічна документація на продукцію, що більше не виготовляється.

Я приймаю всі ці документи до архіву та надаю кожній папці відповідне позначення — сигнатуру, яка вказує на тип документів у ній і місце її зберігання в архівному сховищі. Щоб правильно класифікувати документи, спочатку уважно з ними ознайомлююсь. Усі сигнатури я вношу до реєстру матеріалів, що зберігаються в архіві підприємства. Завдяки цьому реєстру навіть через багато років можна без зусиль знайти потрібний документ серед численних папок у коробках або на полицях.

Усі документи в архіві підприємства мають зберігатися в належних умовах: за стабільної температури, низької вологості та із захистом від світла, і я маю знати, як такі умови забезпечити. До моїх обов’язків також належить надання доступу до документів особам, які отримали відповідний дозвіл від керівництва підприємства або мають законні підстави для ознайомлення з їхнім змістом — зокрема працівникам податкової служби, поліції чи прокуратури. Періодично я перевіряю, чи відповідає фактичний стан документів передавально-приймальним описам, а також готую звіти про діяльність архіву.

Що я повинна вміти?

Я повинна добре орієнтуватися в законодавчих вимогах щодо строків зберігання різних типів документів. Наприклад, документи бухгалтерського обліку — рахунки-фактури з ПДВ, журнали обліку пробігу транспортних засобів, інвентаризаційні відомості, книги доходів і витрат, а також звітність до Пенсійного фонду, зокрема іменні щомісячні звіти — мають зберігатися протягом 5 років. Документи кадрового характеру, такі як табелі обліку робочого часу, іменні платіжні відомості та особові справи (зокрема трудові книжки), підлягають зберіганню впродовж 10 років. Архівні матеріали іншого характеру — технічна документація продукції, будівельні креслення й плани, фотографії, службова кореспонденція, що створені державними установами (обласні адміністрації, управління освіти, митниці, податкові служби, органи місцевого самоврядування, заклади вищої освіти) — після 25 років з моменту створення підлягають передачі до державного архіву.

Я маю добре знати закони щодо національного архівного фонду та архівів, а також нормативні вимоги з охорони праці, пожежної безпеки, захисту довкілля й ергономіки, що стосуються роботи з документами в архіві підприємства. Важливо також розуміти, які документи створюють різні установи та організації, і вміти їх правильно ідентифікувати. Крім того, я повинна вільно володіти комп’ютером і вміти користуватися спеціалізованими базами даних для обліку та каталогізації як паперових, так і електронних документів.

Які м’які навички важливі в моїй роботі?

• відповідальність,
• сумлінність,
• обов’язковість,
• любов до порядку, щоб підтримувати архів у гарному стані,
• точність,
• старанність,
• терплячість,
• вміння повністю зосередитися на роботі,
• добра пам’ять.

Де я можу працювати?

Я можу знайти роботу в підприємствах різних галузей, у бібліотеках, музеях, лікарнях, санаторіях тощо.